L’approfondimento - Spendere meglio è possibile? Le esperienze di spending review raccolte dall’Osservatorio. Il VoIP, l’esempio virtuoso dell’Università di Trento

letto 253 voltedomanda inserita il 15/09/2015 - 14:43, in Osservatorio Spending Review

Risparmiare nella pubblica amministrazione è possibile, anche agendo su piccoli dettagli del processo come ha fatto l’Università di Trento nel campo della telefonia, cosa che ha consentito di risparmiare 110.000 euro all’anno con comunicazioni di qualità migliore e nuovi servizi, grazie al passaggio ad un sistema “full VoIP” in tutte le 2.500 utenze dell’ateneo

“Full VoIP” è un’infrastruttura di nuova generazione che sfrutta le potenzialità di internet per aumentare e personalizzare i servizi di telefonia. Il passaggio, avviato nel luglio del 2010 con la sede del Polo “Fabio Ferrari” di Povo, è durato circa due anni e mezzo e si è concluso ora con il completamento della sede del Dipartimento di sociologia e ricerca sociale. L’aggiornamento ha riguardato tutte le 25 sedi dell’ateneo (e le sedi di Euricse, Cosbi, Graphitec e Uni.Sport), per un totale di circa 2.500 utenze. Il passaggio a questa nuova architettura nelle telecomunicazioni permette all’ateneo un risparmio di circa 110.000 euro all’anno. Soltanto per mantenere attivi i 14 centralini tradizionali l’ateneo spendeva ogni anno oltre 80.000 euro. Molto più economica è la manutenzione del nuovo sistema che costa solo 5.000 euro all’anno.

Questa nuova modalità di comunicazione vocale permette di chiamare gratis da un telefono VoIP all'altro all’interno dell’università. La connessione VoIP diretta (senza costi di traffico) si estende anche ad alcune pubbliche amministrazioni locali (grazie ad un accordo con Trentino Network), verso alcuni atenei (Ferrara, Verona, Milano) che, come quello trentino, hanno scelto una soluzione avanzata e flessibile. Inoltre è stata realizzato un collegamento gratuito con la piattaforma Skype.

La modalità VoIP permette poi d’integrare il telefono con moltissime applicazioni e dispositivi digitali che parlano il comune linguaggio di Internet. Ad esempio, tramite l’apparecchio è possibile consultare l’elenco telefonico interno, disponibile e aggiornato costantemente sul portale di ateneo. Oppure gestire autonomamente via web alcuni servizi che riguardano la propria casella vocale, come impostare delle abilitazioni o delle deviazioni di chiamata, inserire il vivavoce o la segreteria telefonica, inviare fax virtuali o dialogare in teleconferenza.

Il servizio di telefonia full Voip è stato realizzato e installato “in-house”, utilizzando competenze interne alla Direzione sistemi informativi, servizi e tecnologie informatiche dell’università. Il nuovo sistema è stato progettato e realizzato utilizzando interamente software open source, evitando così alti costi di licenza. Si basa infatti su un’unica infrastruttura di rete che fa convergere la rete telefonica su quella dati e permette un alto livello di personalizzazione da parte del personale dell’università e degli stessi utenti finali.

Il nuovo sistema è stato progettato e realizzato utilizzando interamente software open source, evitando così alti costi di licenza. Si basa infatti su un’unica infrastruttura di rete che fa convergere la rete telefonica su quella dati e permette un alto livello di personalizzazione da parte del personale dell’università e degli stessi utenti finali. La telefonia su reti IP è in effetti una realtà da alcuni anni, tuttavia la progettazione e realizzazione di un sistema integrato e avanzato come quello dell'Università è una sfida complessa. Lo testimonia il fatto che la maggior parte delle università Italiane non ha ancora compiuto la transizione, o, come molte amministrazioni pubbliche, prevede la transizione delegando progetto e realizzazione a ‘vendor’ esterni come Cisco, Alcatel o Ericsson, rinunciando così a una parte consistente dei vantaggi economici.