Tempo di conservazione sostitutiva

letto 2218 voltepubblicato il 14/03/2013 - 10:06

L’Italia sta provando negli ultimi anni ad abolire la carta, con una raffica di norme per attrezzarsi e passare alla conservazione sostitutiva. Per conservazione sostitutiva s’intende, infatti, quella procedura che consente di conservare in solo formato digitale documenti che all’origine erano cartacei, oppure documenti prodotti sin dall’origine in formato digitale. Che sia il momento giusto per pensare alla dematerializzazione è anche uno dei punti di una recente ricerca dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, ma anche il decreto legge Salva Infrazioni che equipara le fatture elettroniche a quelle cartacee. Il nostro Paese sta avviando, inoltre un iter che obbligherà le PA ad accettare fatture elettroniche. Allo stesso tempo l’Agenda digitale spinge in varie forme verso la dematerializzazione, potenziando per esempio la Posta elettronica certificata. Si prevede che la Gestione elettronica documentale (Ged) crescerà del 10 per cento fino al 2014, e ancora crescono anche gli strumenti abilitanti all’uso di documenti elettronici, come la banda larga fissa e mobile e l’uso di tablet. Al contrario gli archivi cartacei sono sempre meno sostenibili e sempre più prossimi alla saturazione. Eppure, solo il 12 per cento degli enti interessati adotta già la Conservazione sostitutiva ed i motivi sono svariati: dall’impercettibilità dei benefici immediati in termini economici alla normativa di riferimento ancora poco chiara, con diverse lacune e criticità interpretative. È da considerare però che la conservazione sostitutiva non si applica ai soli documenti fiscali ed amministrativi, ma a tutti i documenti in generale, come per esempio progetti, disegni, e-mail; e in taluni settori vige una specifica normativa al riguardo, da rispettare, come nel caso del libro unico del lavoro, oppure dei documenti assicurativi. Ad ogni modo i processi di conservazione sostitutiva possono essere svolti anche in full-outsourcing, affidando il processo di conservazione sostitutiva a società che offrono servizi di elaborazioni dati contabili o consulenza fiscale, come i commercialisti o le associazioni di categoria. Ma il problema di fondo, secondo studi di settore, sembra essere di tipo culturale, in quanto, la maggioranza dei professionisti non percepisce ancora l’utilità profonda della tecnologia nella creazione di valore aggiunto. [