I tre approcci vincenti per gli enti pubblici nell’ambito della dematerializzazione

letto 1938 voltepubblicato il 05/12/2014 - 16:53, in Osservatorio Spending Review

Promo PA Fondazione – in collaborazione con BravoSolution – ha realizzato un rapporto in cui si approfondisce, attraverso interviste qualitative e casi di studio, lo stato dell’arte dei processi di dematerializzazione nell’ambito degli acquisti pubblici, dalla gara alla fatturazione.

Il Politecnico di Milano ha stimato che l’informatizzazione dei processi permetterebbe di ottenere risparmi di circa 43 miliardi di euro l’anno.

La ricerca - dal titolo "IndagIne conoscItIva sulla dematerIalIzzazIone e dIgItalIzzazIone - L’impatto sul processo di appalto pubblico, dalla definizione dei fabbisogni alla fatturazione elettronica" - ha coinvolto molti enti, ma i principali contributori sono le regioni Veneto, Liguria, Marche; i Comuni di Reggio Emilia, Bologna, Pisa, e l'Unione di Comuni della Valdera; sei società pubbliche (Terna, Poste Italiane, Trenitalia, ARCA Lombardia, EmPULIA, Intercent-ER) e inoltre l’Agenzia del Demanio, l’Asl 4 Chiavarese, ARPA Piemonte, l’Agenzia per l’Italia Digitale e la Prefettura di Lucca.

L’indagine qualitativa ha messo in evidenza che i comportamenti degli enti coinvolti nella ricerca si possono distinguere in tre macro categorie:

  1. il primo è volto alla “dematerializzazione dell’oggetto”, ossia alla trasformazione del documento da cartaceo in digitale, e ha come obiettivi: la riduzione dei costi dovuta all’eliminazione dei documenti cartacei, l’introduzione di una cultura organizzativa e un approccio operativo rinnovato, la costruzione di un nuovo ruolo di governance della Regione rispetto agli enti locali;
  2. il secondo riguarda la “dematerializzazione delle procedure di gara”: in questo caso i processi di dematerializzazione interessano soprattutto la gestione telematica del processo di approvvigionamento, seppur con perimetri differenti (solo negoziazione; negoziazione e albo fornitori; definizione fabbisogno, negoziazione, albo fornitori; ecc.). Alcune stazioni appaltanti di dimensioni maggiori si sono già dotate di soluzioni di e-procurement, disponibili sul mercato, senza necessità di sviluppi ad hoc. Le stazioni appaltanti più piccole invece non sempre hanno la forza di muoversi autonomamente e la tendenza crescente è quella di affidarsi a centrali regionali di acquisti (come nel caso di ARCA Lombardia, Intercent-ER o EmPULIA, o il Comune di Pisa che si affida alla piattaforma telematica regionale e-Start), oppure alla costituzione di centrali di committenza autonome gestite in forma associata (come nel caso dell’Unione dei Comune della Valdera). Dalle interviste realizzate è poi emerso che l’approccio alla dematerializzazione delle procedure di gara è spesso “autonomo” rispetto alle politiche dell’ente in materia di dematerializzazione dei processi, cioè quasi mai collegato al ciclo complessivo dei pagamenti;
  3. il terzo, affermatosi solo negli ultimi mesi, è volto alla “dematerializzazione del processo” che, partendo dal ciclo degli acquisti, porta alla “dematerializzazione di tutto il ciclo source-to-pay”: si tratta di una sfida più complessa che necessita di un’analisi preventiva congiunta o almeno coordinata sia dell’attività che dell’organizzazione dell’ente in modo da informatizzare un processo già perfettamente delineato. L’attività di analisi si accompagna in questi casi ad una parallela attività di semplificazione e reingegnerizzazione dei processi, che solo successivamente può essere tradotta in un software di supporto.

Per approfondire la tematica è possibile richiedere il rapporto collegandosi al sito di Promo PA Fondazione:

Al link si possono trovare molte informazioni utili sulla fatturazione elettronica e sulla dematerializzazione, scaricare report, consultare dati e pubblicazioni, business case etc.