Dematerializzare i documenti. Bello, ma quanto costa?

letto 12202 voltepubblicato il 18/05/2010 - 18:32 nel blog di Riccardo Riggi, in Comunicazione Pubblica

Da tempo si avverte l'esigenza di smaterializzare i flussi documentali della PA. Un'esigenza dettata dalla necessità di ridurre gli spazi da destinare ad archivi e di migliorare la produttività dell'Ente. La spinta propulsiva del vertice politico e amministrativo, però, è quella dettata dalla necessità di tagliare i costi per l'acquiso di carta e toner per stamanti e fotocopiatrici. Un desiderio, quest'ultimo, difficile da realizzarsi. Smaterializzare costa.

Lo scrivo con coscienza, poichè da mesi impegnato in un progetto per la reingegnerizzzione dei flussi documentati di un ente pubblico di medie dimensioni (circa 100 mila documenti protocollati ogni anno). Il nostro ente spende 80 mila euro l'anno per l'acquisto di carta. 40 mila euro per la spedizione di posta ordinaria e raccomandate. 20 mila euro l'anno per "piccioni viaggiatori" per la posta interna. Numeri importanti che stanno spingendo la mia amministrazione a verificare strade alternative.

L'idea è quella di ripensare l'intero flusso documentale da analogico (la cara vecchia carta) in digitale (file in formato tiff o pdf).

Tutti i documenti in ingresso nella PA dovranno essere digitalizzati ed immessi in un sistema informatico che consenta di protocollare il documento ed assegnarlo alla lavorazione da parte dell'opportuno Responsabile del procedimento amministrativo. Questo lo riceve direttamente su pc e scambia tutta l'eventuale corrispondenza con altri uffici interni direttamente attraverso sistemi elettronici. Invia il provvedimento finale al servizio di spedizione on-line di poste italiane e queste provvedono a stampare il documento, imbustarlo e spedirlo. Tutto ciò, ovviamente, ove l'utente non abbia la casella PEC. In questo caso il documento arriva all'Amministrazione già in formato digitale (non si procede quindi alla scansione del documento) e non si spediscono raccomandate (ma email pec).

Tutto bello, anzi, bellissimo. Si tratta di un flusso snello, veloce, che consente di verificare chi fa cosa e con quale tempistica. Peccato che gli obblighi normativi circa la certificazione dei sistemi di protocollo, dei sistemi di archiviazione e di firma digitale hanno costi che possono essere ammortizzabili solo in diversi esercizi finanziari.

Ecco i costi che il mio ente sarà chiamato ad affrontare:

- aggiornamento del software per la protocollazione in ingresso e in uscita e gestione dell'archivio 30 mila euro;

- n.2 server (di cui uno di backup e disaster ricovery) per la gestione e lo storage delle immagini dei documenti 100 mila euro;

- n. 217 firme digitali circa 8 mila euro (hanno validità 3 anni);

- 20 scanner di rete da noleggiare per 2 anni per gestire la fase transitoria 43200 euro

TOTALE 181.200 EURO

Se consideriamo che nella fase transitoria non sarà possibile ipotizzare l'abbattimento immediato del 100% delle spese tradizionali, si considera che l'investimento possa ritornare non prima di 5 anni. Un periodo di tempo troppo lungo per non scoraggiare le tante amministrazioni con bilanci sull'orlo di un pre-dissesto finanziario.

18 commenti

Attilio A. Romita

Attilio A. Romita23/05/2010 - 14:09
Riccardo mi rendo conto della difficoltà di far capire "perchè cambiare", ma pendo, anzi sono ragionevolmente sicuro, che il percoso che hai pianificato sia il più costoso ed il più pericoloso. Forse è solo una mia sensazione, ma dopo un anno moltissimi comincieranno a sostenere che non capiscono perchè spendere tutti quei soldi quando il "metodo antico funzionava così bene" e.... la marea dei critici per mestiere sale e la percezione dell'utilità del sistema scende. Io sono dell'idea che una "cura urto" ben studiata che obbliga ad accettre il cambiamento, crea subito malcontento anche elevato, ma a breve le persone si adattano e, se il progetto era ben fatto, cominciano a capire i vantaggi. Sicuramente ci sarà una minoranza di renitenti, ma saranno messi in angolo. La prima strada è la più facile, ma, secondo me ha una probabilità di successo vicina allo zero. La seconda è difficile, irta di ostacoli, faticosa, piena di insulti e commenti "salaci", ma è quella che può portare al successo con grande soddisfazione di chi la ha costruita. E' la mia una ricetta facilona e slegata dalla realtà? Forse è vero, ma a forza di minestrine l'organismo si debilità e qualche piatto pieno di condimenti e di sapore è sicuramente più difficile da digerire, ma quale soddisfazione per glio occhi, il palato, la pancia ....ed anche il cervello!!
Attilio A. Romita

Attilio A. Romita22/05/2010 - 19:36
Premetto che non sono un esperto di "bolli, commi e codicilli" e quindi qualche mia considerazione potrebbe andare contro commi, circolari, codicilli e consuetudini e forse, ma penso solo in caso eccezioali, contro la LEGGE. Concordo pienamente con Aldo Lupi quando dice, anche se non letteralmente, che la prima cosa è di dematerializzare la mente dei progettisti per ricostruire nel loro pensieri protocolli e procedure nuove che non devono necessariamente copiare pedissequamente si è fatto sinora. Io sono ulteriormente d'accordo con Aldo quando dice che molto probabilmente molti documenti non necessitano di "protocollazione ufficiale" con bolli tondi, firme e controfirme e che possano essere tranquillamente fatti viaggiare sui bit. E già con questo qualche chilometro quadrato di boschi è salvo. L'altro ieri ad un tavolo pieno di avvocati al barcamp di Innovatori ho scoperto che in moltissimi casi di trasmissione di documenti ufficiali la legge non prevede la spedizione della famosa Raccomandata A.R. e che questo uso è diventato comune praticamente per consuetudine senza critica e riflessione. A proposito dei "conservatori di carta" vorrei dire che è gusto conservare qualche supporto cartaceo di elevato valore storico più che documentale ed a questi documenti deve essere dedicato il massimo del rispetto. A tutti i conservatori degli altri miliardi di fogli di carta malamente ammucchiati vorrei ricordare, che come talvolta i bit degradono, molto più spesso i topi fanno scorpacciate! Infine mi piacerebbe che fosse istituito un razionamento forte di scanner, stampanti, toner e carta e a tutti coloro che piangono perchè non sono messi in grado di lavorare perchè non hanno questi supporti suggerirei di "inviarsi bit". Non conosco quale può essere il costo per dotare tutti i dipendenti di un portatile, sul quale a casa fare anche i giochetti, ma sono ragionevolmente convinto che il risprmio sul costo di manutenzione s/o acquisto di macchine ed accessori "per la carta" ed il recupero dei tempi necessari per "andare alla stampante e fare quattro chiacchere" coprirebbero il costo di una "marea" di PC. Ma chi riuscirà a dematerializzare la mente del BURUSAURUS REX?
Aldo Lupi

Aldo Lupi23/05/2010 - 00:16
ciao Riccardo, seguo progetti di dematerializzazione da qualche anno e credo che l'analisi che stai facendo tralasci alcuni aspetti rilevanti, in termini di benefici (ma soprattutto costi!): 1) anzitutto il problema non è di dematerializzare i documenti bensì i processi. mi spiego: in molti casi non è necessario "non stampare più il documento perchè tanto c'è il pdf firmato digitalmente". in molti casi occorre ripensare al processo che non rende più necessario avere un documento da conservare (faccio l'esempio della classica richiesta ferie e dell'utilizzo di appositi gestionali). pensare a dematerializzare il documento significa pensare ancora cartaceo e poi "far sparire" il documento. non è la scelta migliore da farsi; 2) nella conservazione sostitutiva, trattandosi di PA, non occorre la marcatura temporale, basta quello che si definisce riferimento temporale, che i sw di protocollo informatico generano già (in sostanza è un'impronta del documento dematerializzato in formato xml che poi accompagnerà il documento stesso nelle fasi di conservazione). verifica con la soprintendenza dei beni archivistici della tua Regione se il sw che state utilizzando lavora in questo modo. le marche temporali, sempre perchè si parla i PA, non servono neanche per prolungare la scadenza della firma. ci pensa il Resp della Conservazione a certificare l'ininterrotta custodia, sempre con riferimento temporale; 3) mi sembrano tante quelle firme digitali. servirebbero solo a chi firmava prima il cartaceo. sicuro che fossero tutti quegli utenti? in ogni caso, il Codice dell'Amm.ne Digitale parla in alcuni casi di firma elettronica, che è un concetto decisamente più "rilassato" e per cui non occorre la firma digitale (tra l'altro, il CAD è in fase di aggiornamento e prevederà anche l'introduzione della firma avanzata per certificare alcune forme di dematerializzazione, che è qualcosa di più della firma elettronica ma non è ancora firma digitale) 4) stai lasciando fuori dal tuo bilancio un po' di aspetti, sia positivi che negativi parecchio importanti: 4.1) COSTI: la formazione al personale costerà parecchio; 4.2) VANTAGGI: i costi di stoccaggio si ridurranno fortemente, perchè quando si archiviranno i docs nell'archivio di deposito ci saranno molte meno fotocopie; 4.3) VANTAGGI: la ricerca documentale e l'accesso ai documenti si ridurrà fortemente, sarà tutto accessibile dalla propria postazione; 4.4) VANTAGGI: con l'introduzione della fascicolazione le gestione documentale migliorerà fortemente, si ridefiniranno i processi di organizzazione dei fascicoli quindi dei documenti; 4.5) COSTI: con l'introduzione della fascicolazione documentale i responsabili del procedimento dovranno necessariamente riacquisire una cultura archivistica che in Italia si è persa negli utlimi 30 anni (basti pensare che l'ufficio protocollo nel 95% degli Enti è considerato un "refugium peccatorum", mentre in realtà è il punto di avvio della gestione documentale...). Questo cambio di mentalità costerà parecchio; 5) non troverai nessuno che ti garantirà la totale eliminazione della carta: i processi di dematerializzazione sono ancora ben lontani dall'essere garantiti. Le soprintendenze dei beni archivistici consigliano, per i documenti che non hanno scadenza, di creare una copia conforme cartacea per evitare che un cattivo processo di dematerializzazione faccia "scomparire" gli originali. Ho visto che in molti Enti (su consiglio delle soprintendenze), pur avendo completamente dematerializzato il processo di creazione di delibere e determine, alla fine del giro la segreteria crea ancora una copia conforme cartacea (è anche per questo che è stato introdotto l'art. 23 c.2 bis del Codice dell'Amministrazione Digitale 1 anno dopo la sua entrata in vigore...). 6) fare il bilancino dei costi non è molto utile. è come se qualche anno fa avessi messo sulla bilancia il continuare a fare gli atti con carta e penna o introdurre le procedure informatiche. sono sicuro che "la vecchia maniera" era molto più economica. la dematerializzazione costa di più. solo che, una volta introdotta, cambieranno a poco a poco i metodi di lavoro. pesare i costi della carta, dei server e delle firme sarebbe come misurare il costo di un operazione chirurgica considerando il costo dell'ago e del filo di sutura 7) se poi vuoi mantenerti sul livello dell'HW/SW: 7.1) secondo me i server costano troppo, 7.2) le firme sono troppe per quello che devi fare, 7.3) per gli scanner farei una pensata su come hai organizzato il processo di digitalizzazione 7.3.1) in ingresso basta che li abbiano l'ufficio protocollo 7.3.2.1) in uscita, visto che la semplice scansione non ha valore legale, al posto della scansione puoi allegare nel sw documentale anche il semplice word o un pdf non firmato; 7.3.2.2) in uscita, se vuoi anche conservare copia del documento originale, ti conviene creare il doc oringiale firmato digitalmente e poi postalizzarlo (si può inviare un doc non firmato se creato con sistemi meccanizzati, basta riportare il nome del resp del procedimento ai sensi del D.Lgs. 39/1993) 7.4) devi considerare anche i supporti non riscrivibili con cui farai la conservazione sostitutiva. penserai che pochi DVD non abbiano un costo rilevante ma... hai idea di quanti te ne serviranno per conservare tutto? inoltre, pensi che basterà farne una copia sola? e chi ti garantisce che sarai in grado di leggerli tra x anni? non puoi certo fidarti di quelli presi al supermercato....
Riccardo Riggi

Riccardo Riggi23/05/2010 - 10:40
Ciao Aldo, apprezzo molto la tua analisi. Mi hai fornito alcuni spunti di riflessione importanti. Penso, in particolare, alla progettazione di un percorso volto alla ristrutturazione dei processi che prenda spunto dalla smaterializzazione per passare ad una nuova razionalizzazione di prassi e procedimenti. Un percorso che riesco ad immaginare di una durata non inferiore a 5 anni. In una prima fase, purtroppo, l'obiettivo non può che essere quello di ridurre al minimo le resistenze dei tanti colleghi che vivono un rapporto conflittuale con tecnologie diverse dal giradischi. Ecco perchè nel primo triennio di attuazione del piano penso di limitarmi alla sostituzione della carta con i bit. Quando tutti avremo familiarizzato meglio con il pc ed i software in dotazione protremo iniziare a pensare a processi di ripensamento della gestione del procedimento amministrativo.
profilo vuoto

profilo vuoto21/05/2010 - 16:32
Per ovviare i costi iniziali che Riccardo elencava , ci sono delle possibilità concrete e per aquesto se vi interessa vi posso raccontare di stipulare con dei vendor dei contratti pluriennali dove il costo totale dell' hw e del sw verranno diluiti annualmente.Pertanto se per esempio il porgetto tiotale cuba 100.000 € con un accoro di questo tipo si puo' arrivare ad un costo sui 13.000/15.000€ per x anni. In questo modo l' ente non dovrà sobbarcarsi di un budget troppo elevato sina da subito. Sono a disposizione per ulteriori dettagli cell. 333.3493097
profilo vuoto

profilo vuoto19/05/2010 - 13:41
Buongiorno, all'Ipost da Ottobre 2006 è operativo il sistema di dematerializzazione dei documenti in entrata, con assegnazione per via telematica agli uffici competenti, con conseguente risparmio di carta e anche di tempi.
francesca di giacomo

francesca di giacomo19/05/2010 - 10:33
salve al Ministero della Salute siamo operativi in questo senso da gennaio 2008, tutto in formato dpf e niente più carta ai piani, solo protocollo informatico con scansione del documento direttamente sul pc personale. utilizzo della pec da parte di tutte le direzioni generali sia in uscita che in ingresso.
Riccardo Riggi

Riccardo Riggi19/05/2010 - 19:46
Come gestite la firma digitale e la marca temporale dei documenti?
Daniela Malusa

Daniela Malusa20/05/2010 - 08:23
Secondo me è tutto da capire se basta la segnatura di protocollo informatico. Per i documenti non protocollati il problema c'è. Ci sono ditte che si occupano proprio di questo
Mauro Pasquali

Mauro Pasquali19/05/2010 - 10:20
Premetto che mi occupo da una quindicina d'anni di gestione documentale e tutte le procedure connesse, sia nelle aziende private che in enti pubblici. Ho l'impressione che i costi evidenziati siano molto approssimativi: l'HW è sicuramente sopravvalutato di circa il doppio rispetto a quanto normalmente disponibile sul mercato e anche il software mi pare alto come costi. Per quanto riguarda la marcatura temporale è necessaria nel momento in cui si attiva la conservazione sostitutiva dei documenti con valore fiscale (fatture di acquisto, ecc.). Quindi, sulla base dei 100.000 documenti solo una quota parte è soggetta alla marcatura temporale, il cui costo, comunque non è così rilevante. Credo che dei costi attendibili per la valutazione del risparmio atteso con l'introduzione dell'archiviazione digitale siano i seguenti: - aggiornamento del software per la protocollazione in ingresso e in uscita e gestione dell'archivio 30 mila euro (non ho idea di quale SW si parli per cui ammettiamo che la cifra sia corretta, anche se mi pare un po' alta; - n.2 server (di cui uno di backup e disaster ricovery) per la gestione e lo storage delle immagini dei documenti 50mila euro; - n. 217 firme digitali circa 8 mila euro (hanno validità 3 anni); - 20 scanner di rete da noleggiare per 2 anni per gestire la fase transitoria 43200 euro (non capisco perché noleggiare 20 scanner ad oltre 2.000 euro l'uno, quando con una cifra inferiore li si può acquistare). Diciamo che questa cifra può essere contenuta in € 30.000. Totale € 118.000: ben meno dei 180.000 ipotizzati nel post! A questo punto, visto che il costo attuale di gestione della carta è di € 140.000 e anche ipotizzando che il primo anno si abbia una riduzione di questi costi pari solo al 30%, il secondo anno pari al 60% per giungere a regime dal terzo anno con una riduzione del 90%, l'ammortamento dei costi di impianto della soluzione informatica, può tranquillamente essere ipotizzato della durata di tre anni.
Riccardo Riggi

Riccardo Riggi19/05/2010 - 11:45
L'hardware ipotizzato per la gestione del flusso documentale è una coppia di open storage 7310 oracle in grado di supportare il flusso documentale di 5000 dipendenti che gestiscono circa 100 mila documenti l'anno. Se hai suggerimenti sarò ben lieto di analizzarli e portarli all'attenzione del gruppo di lavoro di cui faccio parte.
Mauro Pasquali

Mauro Pasquali19/05/2010 - 16:27
Ciao Riccardo, provo a fare un paio di calcoli e ti faccio sapere. A presto
Daniela Malusa

Daniela Malusa19/05/2010 - 10:38
Cia Mauro, non sono molto convinta sulla riduzione della gestione della carta perchè in fondo noi siamo ancora abituati, quando ci arriva un documento, a scriverci sopra appunti segnarci parti etc ed in fondo guardare a video documenti lunghissimi risulta anche veramente un problema di vista. Quindi credo che più della metà dei documenti arrivati scansiti andranno poi stampati....
Mauro Pasquali

Mauro Pasquali19/05/2010 - 16:37
Come giustamente hai fatto notare è più una questione "filosofica" che pratica. Esistono possibilità di allegare memo, mail o altro di qualunque natura a documenti protocollati e creare, in modo completamente automatico, una sorta di fascicolo che accompagni il protocollo in tutta la sua vita. Per quanto riguarda la lettura di documenti lunghi è solo una questione di abitudine: in fondo solo pochi anni fa stampavamo tutte le mail arrivate per leggerle. Oggi credo che lo faccia una sparuta minoranza. Comunque concordo che il processo è lento e difficile da applicare. Ritengo, comunque, che esista una soluzione semplicissima: gradualmente eliminare le stampanti ... Paradosso, ovviamente, ma neppure più di tanto.
Daniela Malusa

Daniela Malusa20/05/2010 - 08:21
Ciao Mauro, ti posso assicurare che ancora in tantissimi stampano le mail....
Salvatore Agostino Aiezza

Salvatore Agostino Aiezza19/05/2010 - 10:10
Anche la nostra amminnistrazione sta passando all'archivio digitalizzato.Proprio in questi giorni è un susseguirsi di riunioni,corsi accelleratissimi! di formazione per coloro che dovranno occuparsene,ecc. Il progetto è interessante,semplificativo,a regime avrà un ritorno in termini di risparmi di soldi e tempo. Io ho assistito ad un po' di prove sulla dematerializzazione. Non è una cosa facile e vi spiego perchè, dano anche una mia interpretazione: 1) ci vuole una o più persone (dipende da come è strutturata l'amministrazione) SOLO per scannerizzare tutta la posta in arrivo,compreso,quando ci sono,fotografie,allegati, dichiarazioni ecc.ecc e,vi assicuro,che a volte ogni singola pratica contiene tantissimi documenti; 2) c'è ancpora il problema delle marche da bollo; 3) si deve comunque formare il fascicolo cartaceo da tenere agli atti.. 4)si dovrà poi dematerializzare larretrato,cioè gli anni passati e qui' ci vorraà l'esercito...! Perchè queste difficolta? Secondo me perchè questo sistema di dematerializzazione sarebbe stato efficientissimo e anche facile da impiantare in un sistema dove tutto fosse già on line, mi spiego: se le domande e le pratiche per ottendere una licenza,un documento,una concessione o qualsiasi altra autorizzazione o beneficio fossero già inserite in un sistema on-line,nel senso che tutti gli utenti di quella amministrazione fossero obbligati,perchè non avrebbero alternativa, a mandare tutta la documantazione on line,non ci sarebbe bisogno di scannerizzare tante carte e si eliminerebbe la fase più difficile e lunga della dematerializzazione. Occorre,in definitiva un progetto unitario che preveda la nascta ,a monte,(cioè dalla richiesta) della pratrica on-line
Riccardo Riggi

Riccardo Riggi19/05/2010 - 09:41
Sto facendo degli approfondimenti in merito. Credo però che la marca temporale possa essere bypassata da un sistema di protocollazione che abbini in modo immodibificabile un numero di protocollo ad un documento firmato digitalmente.
Daniela Malusa

Daniela Malusa19/05/2010 - 08:47
Ciao Riccardo, premetto che il protocollo non è la mia materia anche se da noi protocolliamo praticamente tutti, ma credo che oltre che alle firme digitali dovrai anche comprare le marche temporali per prolungare la scadenza della firma