Perchè (secondo me) la carta e'..dura a morire
Finalmente qualche altra voce che si unisce alla mia sul doppio sistema, cartaceo ed informatico, che accompagna la nostra P.A. Oltre al caso segnalato da Carlo Poggi ce ne sono tanti altri: Per es mi è capitato personalmente di dover inviare una domanda per partecipare ad un concorso (nella P.A.) via web e doverla confermare, per la sua validita’, con l’invio cartaceo della stessa; ma anche di presentare richieste via web per ottenere certificazioni varie e poi doverle inviare anche per iscritto ecc.
Ma non dobbiamo scandalizzarci più di tanto perché questo sistema, sintanto che non cambia la mentalità di chi governa la P.A., sarà duro a morire. Il nostro Paese,purtroppo, si porta dietro ancora aspetti che risalgono al tempo delle dominazioni Borboniche e Sabaude.
L’importanza di “vedere e leggere” la “carta” per la pubblica amministrazione è legato al concetto di fiducia che la stessa ha nutrito nel corso dei secoli verso i suoi utenti (oggi), sudditi (ieri). La P.A. ha sempre avuto il timore (da cio’ la necessita della verifica ”de visu” e “preventiva”) che il cittadino potesse mentirle o comunque non essere corretto nei rapporti con essa; da qui la necessita e l’esigenza di creare sistemi di accertamenti,preventivi,sul suo operato.
E’ il motivo questo per cui nel nostro Paese,rispetto per es. a quelli anglosassoni ed almeno sino alle minacce terroristiche dell’ultimo decennio, esistono da sempre i documenti d’identità. In quei Paesi nessuno si sarebbe sognato di “non fidarsi” dei dati dichiarati dai cittadini durante per es. un controllo o in una domanda presentata ad un ente pubblico ecc. perché si parte dal concetto,opposto al nostro, che quanto dichiarato dai cittadini sia vero e corretto. Salvo le successive verifiche,che non incidono sulla sfera degli utenti, volte a verificare quanto dichiarato (ma poiché il regime sanzionatorio di quei Paesi è certo e concreto,nessuno si sognerebbe di dire il falso).
Da queste che sono semplici considerazioni nascono poi i problemi che appaiono insormontabili,nel rinnovamento della p.a. Cosi’: a quasi cinquant’anni dall’entrata in vigore della prima legge sull’autocertificazione e atti di notorietà, si stenta ancora oggi a farla applicare in modo omogeneo su tutto il territorio nazionale; Si discute ancora sulla validita’ o no della firma digitale; dell’effetto giuridico della PEC,delle certificazioni inviate via WEB; ecc.ecc. perche? Forse,anche,ma non solo, perche’ con questi mezzi si “perde” il controllo e la “certezza” dal punto di vista della P.A.. del suo interlocutore?? Può darsi che queste siano semplici impressioni di chi scrive, l’importante è fare in modo che comunque si compia questa “mission” (una delle tante per la verita’) del nostro lavoro; che in parole molto povere e comprensibili è,anche, quella di rendere liberi da lacci e laccioli i procedimenti e di conseguenza i cittadini.
commenti
ci sono possibilità di dematerializzazione pura
Per la gestione del processo amministrativo di rilevazione delle presenze e assenze dei dipendenti, le strutture centrali e periferiche dell’Agenzia del Territorio utilizzano, dal 2003, l’applicazione informatica di “Presenze-Assenze”. L’applicativo è integrato nel sistema ERP aziendale e preleva i dati anagrafici dei dipendenti gestendo i singoli profili orari, le timbrature, i giustificativi delle assenze ed i prospetti orari mensili.
Per rilevare le assenze dal servizio, nonché le presenze oltre l’orario ordinario di lavoro, i dipendenti delle 122 strutture decentrate sul territorio e della sede centrale fino al 2006 compilavano dei moduli cartacei che, dopo l’autorizzazione del responsabile dell’unità organizzativa di appartenenza, venivano controllati dalle segreterie di ufficio e trasmessi al settore Presenze-Assenze delle singole Sedi di servizio.
Tale flusso documentale produceva però volumi di carta di elevate proporzioni e non era in linea con l’obiettivo di “dematerializzare” la documentazione prodotta nell’ambito dell’attività della pubblica amministrazione.
Dal 2006 si è avviato il progetto “Self Service di Presenze/Assenze", oggi completato, con la realizzazione di un supporto software che permette la compilazione elettronica dei giustificativi direttamente dalla postazione di lavoro dei dipendenti ed un work-flow autorizzatorio da parte del diretto responsabile di struttura coerente con la gerarchia organizzativa.
Sono stati centrati gli obiettivi preposti di: incremento all’uso degli strumenti informatici da parte degli utenti interni dell’Agenzia; riduzione progressiva della consistenza fisica degli archivi con l’eliminazione dei moduli cartacei; risparmio sui costi amministrativi con il miglioramento dell’efficienza del processo.
Il nuovo applicativo informatico di supporto al processo amministrativo permette ad ogni dipendente di accedere ad un sistema “Self Service di Presenze/Assenze” per: comunicare (tramite richiesta di autorizzazione) e modificare i propri giustificativi di presenza o assenza; conoscere la situazione dei propri giustificativi; visualizzare le timbrature riferite ad un determinato giorno/periodo; stampare il prospetto orario mensile.
Dal Self-service il dipendente può anche stampare il riepilogo mensile dei propri giustificativi.
Il “giustificativo elettronico” ha quindi una sequenza di trattamento composta da diversi stadi: dallo stato di “Inserito” dal dipendente a quello di “Autorizzato” o “Rifiutato” dal proprio responsabile.
Prima del Self Service di P/A si producevano in media 15-20 giustificativi cartacei per dipendente al mese. Provate a moltiplicare per circa 9500 risorse e immaginate quanti alberi stiamo salvando!
è un problema di approccio
il punto cardine del processo di dematerializzazione è COSA dematerializziamo.
In questo momento stiamo dematerializzando (almeno ci proviamo...) i documenti, con gli ovvii limiti del caso: la validità della firma digitale è un problema tecnico che esiste ed è concreto, irrisolvibile. c'è in Italia come in Inghilterra o in Lapponia.
altrove lo affrontano con un piglio diverso, capendo i limiti strutturali degli strumenti e proponendo approcci nuovi.
pensare alla dematerializzazione dei documenti significa continuare comunque a pensare cartaceo, perchè anche se in pdf, tiff, ecc abbiamo sempre bisogno di qualcosa che possiamo riconoscere, che assomiglia al nostro approccio quotidiano.
il salto di qualità sta nel non pensare a demoaterializzare il risultato finale, ma tutti i passaggi dell'intero processo.
il progetto di dematerializzazione del Governo canadese lavora su questo aspetto. E' diretto da un'italiana...
scusa se ho capito bene
Quando tu dici
"il salto di qualità sta nel non pensare a demoaterializzare il risultato finale, ma tutti i passaggi dell'intero processo."
intendi che il processo, inteso come una sequenza di step della normativa deve prevedere passaggi totalmente digitali, oppure che i software vanno ripenasati per creare solo ducumentazione digitale?
digitalizzare gli step
molti dei passaggi intermedi, soprattutto per gli endoprocedimenti, possono essere tranquillamente gestiti con la firma debole (es consegna e consultazione dei cedolini on line). spesso non sono i documenti che contano, ma i passaggi svolti dai partecipanti al processo.
ma anche lato cittadino si possono semplificare parecchie cose, con un'applicativo adeguato: in Regione Lombardia molte istanze presentate alla Regione sono certificate tramite autenticazione con Carta Regionale dei Servizi
in questi casi l'autenticazione serve come certificazione di chi ha svolto un particolare passaggio del processo. il cammino è avere sempre meno documenti "pseudocartacei"
l'albo pretorio on line è un'occasione persa. la bozza di DPCM che definisce le regole tecniche è ben scritta, ma si limita a trasporre in digitale ciò che adesso viene svolto in cartaceo...