La fattura elettronica: ecco le novità per Amministrazioni e fornitori

letto 9302 voltepubblicato il 31/05/2014 - 14:59 nel blog di Rita Pastore, in Osservatorio Spending Review

Dal prossimo 6 giugno p.v., fornitori di Ministeri e loro articolazioni, Agenzie fiscali e enti di previdenza sono obbligati a emettere, trasmetere e conservare le fatture in formato elettronico nei confronti di tali destinatari.
Per tutte le altre PP.AA., compresi gli enti locali, l'obbligo scatterà solo il 31 marzo 2015.
La FatturaPA da trasmettere elettronicamente attrverso il Sistema di Intersambio, è un documento informatico in formato strutturato Xml-extensible Markup language, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. Oltre alle informazioni fiscali, devono essere contenute le indicazioni sul soggetto emittente, con identificativo fiscale, n. progressivo di invio e n. di trasmissione, e anche informazioni sull'ente destinatario, identificato con il codice identificativo univoco, oltre all'indicazione di  CIG e CUP.
Tra le pubbliche amministrazioni destinatarie di FatturePA rientrano tutti i soggetti - anche autonomi - che concorrono al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica definiti in ambito nazionale e che sono inseriti nel conto economico consolidato e individuati entro il 30 settembre di ogni anno nell'apposito elenco Istat (tutti i soggetti anche autonomi, ex art. 1 comma 2 della Legge n. 196/2009).
I fornitori delle PP.AA. sono tenuti a gestire elettronicamente tutto il ciclo di fatturazione, compresa la conservazione. Possono avvalersi di intermediari per interagire con il Sistema di Interscambio, sia nella fase di generazione delle fatture in formato xml e loro sottoscrizione digitale, sia per la trasmisisone, sia per la gestione delle ricevute generate da Sdi.
E' fondamentale la corretta individuazione del codice identificativo dell'ufficio destinatario del documento, che presuppone l'associazione delle proprie anagrafiche clienti ai codici ufficio comunicati dalle PA.
Il codice univoco è attribuito dall'Ipa-Indice Pubbliche Amministrazioni agli enti, così da permettere l'identificazione univoca dell'ufficio deputato al ricevimento della fattura elettronica. E' questa un'informazione obbligatoria che gli operatori economici devono inserire nel campo "codice destinatario" presente nel tracciato.
Per adeguarsi alla nuova procedura, ogni amministrazione deve realizzare una mappatura e una riorganizzazione dei propri uffici, individuando quelli destinatari delle fatture e accreditandoli al Sistema di Interscambio. Le PP.AA. non potranno più accettare fatture emesse e trasmesse in forma cartcea, nè procedere al pagamento sino all'invio del documento in forma elettronica. Una volta ricevuta la FatturaPA, occorrerà esplicitarne l'esito e monitorare costantemente i files ricevuti.
La fattura elettronica può essere veicolata transitando obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio. A tal fine, deve essere scelto uno dei canali di invio a disposizione:
- pec,
- invio tramite web,
- web service,
- protocollo Ftp,
- porta di dominio (ma solo per i soggetti attestati sul Sistema pubblico di connettività).
Il Sistema di Interscambio, ricevuta la FatturaPA, ne controlla integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza degli elementi formali e dei dati obbligatori; legge il codice ufficio destinatario e la inoltra all'Amministrazione destinataria, utilizzando il canale di di ricezione scelto, notificando l'esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta. Questo momento è fondamentale per gli operatori, perchè la fattura si considera emessa nel momento in cui viene loro recapitata dal sistema la ricevuta di consegna, se l'inoltro all'ente destinatario ha avuto esito positivo.
La scelta del canale viene operata da ogni ente, associandolo sull'indice PA al codice dell'ufficio.
Sia il fornitore sia l'Amminsitazione sono obbligate alla conservazione elettronica delle fatture trasmesse e ricevute.
Il processo di conservazione è diciplinato dal Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 con cui sono state individuate una serie di regole: una tempistica di conservazione delle fatture di 15 gg e degli altri documenti di un anno; la possibilità di svolgere ricerche ed estrazione delle informazioni rispetto ad alcuni dati; l'invio di una comunicazione annuale riguardante l'impronta dell'archivio informatico conservato; l'assolvimento dell'imposta di bollo in acconto e saldo con modello F23.
Con il DPCM del 3 dicembre 2013 (), sono state definite nuove regole in materia di sistemi di conservazione. Le PP.AA. possono realizzare i propri sistemi di conservazione al proprio interno; invece, se intendono esternalizzare i processi, devono affidarsi esclusivamente a conservatori accreditati. Questi ultimi sono soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza, iscrivendosi all'apposito elenco, secondo quanto previsto dall'art. 44-bis del Codice dell'amministrazione digitale.
Con la Circolare n. 65/2014, l'AgID () ha ridefinito le modalità per l'accreditamento e per la vigilanza di tali soggetti.
L'Osservatorio sulla fatturazione elettronica e digitalizzazione del Politecnico di Milano ha stimato che l'intera PA italiana effettua acquisti per quasi 135 miliardi di euro all'anno da circa 2 milioni di fornitori. Sono circa 60 milioni le fatture che ogni anno la PA riceve dai suoi fornitori. Il vantaggio stimato per la pubblica amministrazione, grazie all'adozione di FatturaPA, è di circa 1 miliardo di euro all'anno; invece il beneficio complessivo per ogni singola fattura è pari a circa 17 euro, di cui 14 euro derivanti dal minore impiego di lavoro e 3 euro derivanti dalla riduzione dei consumabili e degli spazi occupati. Tale valore driva dall'impatto sull'intero processo di gestione di ogni singola fattura da parte degli Uffici preposti a tali attività.
Per i fornitori, invece, il beneficio stimato è di circa 5 euro a fattura, derivante dalla riduzione di costi della manodopera (per attività di stampa, fotocopiatura, relazione con la PA e conservazione) a cui si aggiungono 2 e 3,5 euro a fattura legati alla riduzione dei costi per consumabili e occupazione di spazi fisici.

Per approfondimenti, consulta anche le seguenti D&R:


 

2 commenti

Claudia Leone

Claudia Leone16/07/2014 - 00:24

La Formar, la scuola di formazione per la Pubblica Amministrazione del Comune di San Benedetto del Tronto, ha organizzato nella giornata di giovedì 10 luglio, nell’auditorium comunale “Tebaldini”, un corso sul tema della “fatturazione elettronica della pubblica amministrazione”.

Vista l’importanza del tema, sono stati diversi i funzionari e dirigenti degli Enti del comprensorio, oltre a quelli del Comune di San Benedetto, che hanno preso parte al seminari. La fatturazione elettronica (cioè la possibilità di emettere e conservare le fatture nel solo formato digitale) era prevista già nella Finanziaria 2008 ma solo ora, con il decreto legge 66/2014 “Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale” del governo Renzi, il sistema ha precise scadenze per la sua entrata in vigore.

Dal 6 giugno scorso, infatti, c’è l’obbligo per tutte le pubbliche amministrazioni centrali di emettere e ricevere fatture soltanto in formato elettronico, un obbligo che scatterà per gli enti locali a partire dal 31 marzo del prossimo anno. Decorsi tre mesi da tale data, le pubbliche amministrazioni non potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture nel formato elettronico.

Lucia Ciambrino

Lucia Ciambrino16/06/2014 - 13:25 (aggiornato 16/06/2014 - 13:25)

Gli enti locali che gestiscono in economia il servizio idrico integrato e che periodicamente inviano le fatture per acqua, depurazione e fognatura alle sedi locali di Inps, Inail, Agenzie delle Entrate e Minsiteri ecc. devono emettere obbligatoriamente fattura elettronica dal 6 giugno scorso, senza attendere la data del 31 marzo 2015 in quanto sono fornitori di enti già obbligati alla e-fattura.

In tal caso, però, potrebbero prodursi problemi organizzativi per questi soggetti, in quanto gli enti che svolgono attività di somministrazione (ex art. 1, comma 1 del Dm 370/2000 ) godono di varie semplificazioni che verranno in parte abolite dalla fattura elettronica. Il decreto sopracitato prevede la semplificazione del contenuto delle bollette-fatture, e per gli enti che usano strumenti informatici consente l'emissione di un unico esemplare, sostituendo il secondo con le distinte di fatturazione (art. 1, comma 3, Dm 370/2000). Ogni emissione può comportare spesso migliaia di bollette-fatture, per cui gli enti, anzichè annotarle singolarmente nel registro fatture attive, possono iscrivere il totale delle distinte meccanografiche nel registro corrispettivi (art. 2, comma 3, Dm 370/2000).

L'ente dovrà far coesistere due diversi sistemi di fatturazione: la fatturazione e registrazione semplificata, ai sensi del Dm 370/2000 e la fatturazione elettronica. Pertanto, sarà necessario attivare una numerazione separata e registri separati, per distinguere l'emissione delle fatture elettroniche da quelle cartacee. Sarebbe auspicabile, per semplificare il processo almeno in fase di avvio, esonerare dall'obbligo della e-fattura per le attività previste dal Dm 370/2000.