Qualità dei documenti e degli archivi digitali

letto 1313 voltepubblicato il 08/03/2016 - 12:46 nel blog di Alessandra Cornero, in Qualità Web PA

La gestione documentale, insieme alla conservazione,  è un argomento molto attuale. Questo certamente è dovuto alle scadenze di legge - ci avviamo verso la digitalizzazione totale! - ma anche al collegamento inevitabile che esiste tra  una buona gestione documentale digitale e l'erogazione di buoni servizi web.

Purtroppo, nonostante le molte indicazioni normative che si sono succedute sul tema, ci sono ambiti nei quali non è molto chiaro come procedere. Molte indicazioni e guide si trovano sul sito Agid. Ma non è stato ancora, che io sappia, prodotta una guida passo passo - facile, intuitiva, direi quasi "for dummies" - per la gestione e organizzazione dei documenti nelle PA, che segua  le indicazioni normative, almeno dal DPR 445/2000 se non prima, ma che le colleghi e le espliciti tutte a livello concreto e operativo.

Poichè i problemi sono vari e molti di noi si trovano ad affrontare il tema (ho ricevuto più di una richiesta), con questo post vorrei avviare, sperando possa essere utile, un confronto.

Dalla predisposizione degli strumenti (piano di classificazione, manuale gestione documentale, manuale (o piano) di conservazione ecc.), alla scelta del software, al protocollo e alla sua gestione. Dalla condivisione documentale  all'interno dell'ente ai flussi per arrivare ai formati da usare,  la strada sembra essere quanto meno variegata:-).

Che ne sappiate tanto o poco, siete i benvenuti. Siamo qui per condividere conoscenza, ma anche dubbi e perplessità, spesso comuni a molti di noi.

Vi aspetto!

 

 

 

 

 

 

11 commenti

Salvatore (detto Giuseppe) Foto

Salvatore (detto Giuseppe) Foto29/03/2016 - 11:37

Ciao a tutti!!

Desidero concordare con quanti dicono che il tema è caldo ed  anche abbastanza complesso, ma voglio proporre un focus un po' più ristretto ed anche più tecnico.

Di documenti digitali ne abbiamo tutti in amministrazione e sempre più ne arriveranno, ci sono regole ben precise per quanto riguarda l'archiviazione di tali documenti e scadenze imminenti da ottemperare, ma sembra che ben poco si muova da questo punto di vista, almeno per quello che vedo attorno a me.

Volevo chiedere cosa si sta facendo nelle vostre amministrazioni, se il ritardo che avverto è solo legato al mio ambito specifico, oppure è diffuso in tutte le PA italiane.

Attendo risposte

Alessandra Cornero

Alessandra Cornero29/03/2016 - 12:52 (aggiornato 29/03/2016 - 12:52)

Puoi stare tranquillo:-)

Credo che il ritardo sia diffuso, così come sono diffuse le differenze tra amministrazioni. Temo che, al solito, ci siano amministrazioni modello e amministrazioni che ancora non hanno tutti gli strumenti, nè le competenze adeguate a gestire il passaggio. Si tratta di un'azione particolarmente complessa, a mio avviso, che mette insieme diversi aspetti. Il documento e la risorsa informativa che sono da sempre centrali per l'azione amministrativa, sono ora al centro di un profondo cambiamento, tecnico, giuridico, amministrativo, organizzativo e culturale. La complessità è ben evidenziata nell'immagine che Mario Grimaldi ci ha inviato in un suo commento a questo post. Dalla formazione del documento alla sua distribuzione.

E purtroppo credo di poter dire che non sempre viene colta la complessità di questa azione, nè sono disponibili le risorse necessarie per attuarla. Nonostante le disposizioni normative. E allora come si fa?

Verrebbe  da dire che "o si coglie la complessità e si trovano risorse e  competenze mettendo in moto un processo adeguato oppure si diminuiscono le attese normative". Un po' di "Catalano" non guasta mai:-)

Utilissimo sarebbe comunque il racconto di chi ce l'ha fatta. C'è qualcuno?

 

 

 

 

MARIO GRIMALDI

MARIO GRIMALDI08/03/2016 - 19:51 (aggiornato 08/03/2016 - 19:51)

Oggi ho ascoltato un intervento della Dott.ssa Enrica Massella sul tema , potrebbe essere una buona base di partenza..

Vi metto link dell'intervento youtube 

ciao

Alessandra Cornero

Alessandra Cornero10/03/2016 - 19:24 (aggiornato 10/03/2016 - 19:24)

Da dove cominciamo? Hai una scaletta di temi caldi?

MARIO GRIMALDI

MARIO GRIMALDI17/03/2016 - 01:09 (aggiornato 17/03/2016 - 01:09)

Non ho una scaletta, mi sembra corretto partire dalle fasi di gestione del documento informatico.

ciclo di vita del documento informatico

Dalla fase della formazione, gestione, diffusione o trasmissione  alla conservazione.

Dobbiamo gestire una risorsa informativa nelle varie fasi, o ciclo di vita del documento informatico, utilizzando le tecnologie informative della comunicazione ( documento informatico, firme elettroniche, posta elettronica, sito web istituzionale, archiviazione e conservazione sostit

Il tema delle risorse informative è un tema fondamentale:

  1. primo perché la qualità dell'azione amministrativa è strettamente legata alla qualità dell'informazione
  2. secondo perché la gestione, la produzione, dalla formazione alla diffusione costa in ragione delle risorse umane e strumentali che noi utilizziamo per poter gestire questa informazione
  3. terzo l'informazione messa in un circuito digitale acquisisce particolari connotazioni che ovviamente comportano una maggiore attenzione verso tutta la filiera delle attività che caratterizzano i sistemi documentali.

1^: Formazione del documento

CAD Articolo 40 Formazione di documenti informatici

1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche.

 

 

 

Alessandra Cornero

Alessandra Cornero25/03/2016 - 13:28

Mario, ok, questo punto 1 è veramente un punto di partenza eccellente.

Ora dovremmo solo dire quali sono le disposizioni del codice:-)

E immagino siano quelle relative a documento informatico, firme elettroniche, posta elettronica, sito web istituzionale, archiviazione e conservazione sostitutiva.

A me sembra che ci sia una sorta di paura/timidezza/avversione o non so che, in merito alle firme elettroniche.

Io non ho ancora ben chiaro il motivo, e tu?

 

 

 

 

Pierluigi Feliciati

Pierluigi Feliciati08/03/2016 - 18:03

cara Alessandra e cari tutti,

concordo che il tema sia di grande attualità e tutt'altro che facile da affrontare, prima di tutto perché combina - in un groviglio complesso - aspetti strettamente amministrativi con questioni tecniche, gestionali e giuridiche. Però, la chiave per orientarsi ci sarebbe, con una lunga tradizione alle spalle e tanti studi e contributi anche recenti: l'approccio archivistico.

Noto però che la parola "archivio" e la logica di sedimentazione e di contestualizzazione in insiemi logici propria dell'archivistica non sono citate, trattando degli archivi del futuro. Degli archivi, non dei documenti, si noti bene. Perché i documenti da soli non possono essere conservati se non conservando i loro essenziali ("naturali") vincoli con gli altri documenti prodotti o ricevuti dallo stesso ente.

Alcuni di questi problemi, cui aggiungerei quello aperto delle competenze professionali necessarie per garantire una corretta formazione e conservazione degli archivi digitali, saranno discussi nel seminario che si terrà alla Biblioteca della Camera dei Deputati il prossimo lunedì 14 marzo. Le iscrizioni sono purtroppo chiuse visto il numero limtato di posti. Si discuterà di "FORMAZIONE E INNOVAZIONE DIGITALE ESPERIENZE E PROSPETTIVE DI ALLINEAMENTO", partendo dall'esperienza quasi decennale dell'Università di Macerata dove è attivo il Master in “Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato”. Nell’ambito dell’incontro sarà presentato il volume che porta lo stesso titolo del Master, curato da Stefano Pigliapoco e Giorgetta Bonfiglio Dosio con i contributi di Giulio Salerno, Federico Valacchi, Andrea Fradeani, Pierluigi Feliciati e Stefano Allegrezza. Il volume è liberamente scaricabile in PDF dal sito dell'editore .

Alessandra Cornero

Alessandra Cornero29/03/2016 - 16:57

Ciao Pierluigi,

ho integrato il titolo, che ne pensi?

 

 

 

Alessandra Cornero

Alessandra Cornero08/03/2016 - 19:11 (aggiornato 08/03/2016 - 19:11)

Grazie Pierluigi per la precisazione. Mi sono limitata al documento in quanto credo che prima ancora di parlare di archivi, bisogna capire quanto è importante saper creare e gestire un buon documento. Ma poi naturalmente - e come potrebbe essere diversamente? - hai ragione tu! Si tratta di formare, gestire e conservare archivi digitali, non solo documenti. E' una questione molto complessa in cui confluiscono, intrecciandosi, aspetti amministrativi, tecnici, gestionali, giuridici. Posso aggiungere organizzativi e informatici? E dove, nonostante obblighi normativi e scadenze ravvicinate, non sempre sono state fornite indicazioni chiare, investimenti sufficienti e cambiamenti organizzativi ad hoc.

Certo ci vogliono adeguate competenze professionali per gestire questo cambiamento, che non sono solo quelle digitali. E quindi formazione, specifica. Ma anche una sempre maggiore sensibilizzazione degli amministratori perchè questa non debba essere un'attività residuale.

catia masella

catia masella08/03/2016 - 13:56 (aggiornato 08/03/2016 - 13:56)

Dal 15 marzo partirà il "Sistema Pubblico di Identità Digitale". Qui i primi documenti .

 

Alessandra Cornero

Alessandra Cornero08/03/2016 - 14:33 (aggiornato 08/03/2016 - 14:33)

Ciao Catia, grazie per la segnalazione! 

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